Une signature ajoutée automatiquement à vos mails donne à vos correspondants vos coordonnées complètes et une image cohérente de l'établissement. Ce guide explique comment la créer dans les deux versions utilisées dans l'établissement : Outlook classique et le nouvel Outlook. Comptez environ 5 minutes.
Quelle version d'Outlook utilisez-vous ?
- Outlook classique : un onglet « Fichier » apparaît en haut à gauche de la fenêtre. Suivez la partie « Outlook classique ».
- Nouvel Outlook : pas d'onglet « Fichier », mais une roue dentée (Paramètres) en haut à droite. L'interface ressemble à Outlook sur le navigateur. Suivez la partie « Nouvel Outlook ».
En cas de doute, regardez en haut à droite : dans Outlook classique, un bouton « Nouvel Outlook » permet de basculer vers la nouvelle version. S'il est désactivé, vous êtes sur Outlook classique.
Avant de commencer
Préparez le texte de votre signature et, si besoin, le logo de l'établissement enregistré sur votre ordinateur (format PNG ou JPG). Exemple de modèle :
Prénom NOM
Fonction - Service
Nom de l'établissement
Adresse
Tél. : 00 00 00 00 00
[Logo/Image]
Si l'établissement fournit un modèle officiel, utilisez-le en priorité : copiez-le tel quel, puis remplacez les informations par les vôtres.
Outlook classique : la procédure pas à pas
Étape 1 - Ouvrir l'onglet « Fichier »
Ouvrez Outlook. En haut à gauche, cliquez sur l'onglet « Fichier ».
Étape 2 - Ouvrir les « Options »
Dans le menu de gauche qui s'affiche, cliquez sur « Options », tout en bas.
Étape 3 - Aller dans « Courrier » puis « Signatures… »
Dans la fenêtre « Options Outlook », cliquez sur « Courrier » dans la colonne de gauche. Dans la partie « Composer des messages », cliquez sur le bouton « Signatures… ».
Étape 4 - Créer une nouvelle signature
La fenêtre « Signatures et thème » s'ouvre sur l'onglet « Signature électronique ». Cliquez sur « Nouveau », tapez un nom pour votre signature (par exemple « Signature pro »), puis cliquez sur « OK ».
Étape 5 - Saisir le contenu de la signature
Dans la zone « Modifier la signature », tapez ou collez votre signature. Utilisez la barre d'outils au-dessus de la zone pour la police, la taille, le gras et la couleur.
- Ajouter le logo : placez le curseur à l'endroit voulu, cliquez sur l'icône Image, puis choisissez le fichier du logo.
- Ajouter un lien (site web, réseaux sociaux) : sélectionnez le texte, puis cliquez sur l'icône Lien hypertexte.
Cliquez sur « Enregistrer » sous la liste des signatures.
Étape 6 - Définir la signature par défaut
À droite de la fenêtre, dans « Choisir la signature par défaut » :
- Compte de messagerie : choisissez votre adresse professionnelle ;
- Nouveaux messages : choisissez votre signature ;
- Réponses/transferts : choisissez aussi votre signature (ou « (aucune) » si vous n'en voulez pas dans les réponses).
Étape 7 - Valider
Cliquez sur « OK » pour fermer « Signatures et thème », puis de nouveau sur « OK » pour fermer les Options Outlook.
Nouvel Outlook : la procédure pas à pas
Étape 1 - Ouvrir les Paramètres
En haut à droite de la fenêtre, cliquez sur la roue dentée « Paramètres ».
Étape 2 - Aller dans « Comptes » puis « Signatures »
Dans la fenêtre des paramètres, cliquez sur « Comptes » dans la colonne de gauche, puis sur « Signatures ». Si plusieurs boîtes mail sont configurées, choisissez votre adresse professionnelle.
Étape 3 - Créer une nouvelle signature
Cliquez sur « + Nouvelle signature », puis tapez un nom pour votre signature (par exemple « Signature pro ») dans le champ du nom.
Étape 4 - Saisir le contenu de la signature
Dans la zone d'édition sous le nom, tapez ou collez votre signature. Utilisez la barre d'outils pour la police, la taille, le gras et la couleur.
- Ajouter le logo : placez le curseur à l'endroit voulu, puis cliquez sur l'icône Insérer des images inline et choisissez le fichier du logo.
- Ajouter un lien : sélectionnez le texte, puis cliquez sur l'icône Lien.
Étape 5 - Choisir quand ajouter la signature
En bas de la page, indiquez que votre signature doit s'ajouter aux nouveaux messages et, si vous le souhaitez, aux réponses et transferts. Selon la version, ce choix se fait avec des cases à cocher ou avec deux listes déroulantes.
Étape 6 - Enregistrer
Cliquez sur « Enregistrer », puis fermez la fenêtre des paramètres avec la croix en haut à droite.
La signature est enregistrée sur votre compte. Elle est aussi disponible dans Outlook sur le navigateur.
Vérifier le résultat
Cliquez sur « Nouveau courrier » dans l'onglet Accueil : votre signature apparaît automatiquement en bas du message.
Insérer une signature à la main. Dans un message ouvert, allez dans l'onglet « Message » (ou « Insérer »), cliquez sur « Signature » puis choisissez la signature voulue. Ce menu propose aussi « Signatures… », un raccourci vers la fenêtre de l'étape 4.
En cas de problème
- Les menus ne correspondent pas à votre écran : vérifiez votre version d'Outlook (partie « Quelle version d'Outlook utilisez-vous ? ») et suivez la bonne procédure.
- Nouvel Outlook, la signature n'apparaît pas : retournez dans Paramètres → Comptes → Signatures et vérifiez que la signature est bien choisie pour les nouveaux messages.
- La signature n'apparaît pas dans les nouveaux mails : vérifiez à l'étape 6 que le bon compte est sélectionné et que « Nouveaux messages » n'est pas sur « (aucune) ».
- Le logo n'apparaît pas ou est trop grand : supprimez l'image, puis réinsérez une version plus petite du fichier (environ 200 pixels de large). Une fois insérée, l'image peut aussi être redimensionnée en faisant glisser ses coins.
- La mise en forme change après un copier-coller : collez le texte avec un clic droit, puis « Conserver uniquement le texte », et refaites la mise en forme avec la barre d'outils.
- Toujours bloqué : contactez le service informatique.
En résumé
- Outlook classique : Fichier → Options → Courrier → Signatures… → Nouveau → saisir la signature → Enregistrer → choisir la signature par défaut → OK → OK.
- Nouvel Outlook : Paramètres (roue dentée) → Comptes → Signatures → + Nouvelle signature → saisir la signature → nouveaux messages / réponses → Enregistrer.